Estimados amigos, en tiempos de Covid-19 es muy probable que se hayan planteado esta pregunta… y espero poder ayudarlos a responderla. Hace ya varias semanas publiqué un artículo “¿Cómo encontrar una plataforma tecnológica ideal de Marketing para su negocio?” En el mismo, me anticipaba a ésta nueva realidad y comentaba qué este sería uno de los temas más importantes a resolver para los ejecutivos de Marketing durante el 2020. (Stack tecnológico).
Es difícil poder seleccionar, descargar y configurar las diferentes opciones disponibles en Internet para poder lograr tener una plataforma eficiente, rápida y de costo efectivo operando para tu empresa.
¡Nos pasa a todos…!
No soy un experto en tecnología ni en ciencias informáticas, pero mi experiencia como consultor certificado en Marketing digital me deja expuesto diariamente a muchas apps y herramientas que pueden ser utilizadas para diferentes fines. Lo complejo es la elección, su configuración y darse cuenta luego, que no son escalables o fácilmente integrables con otras y lo más común, es que sus versiones gratuitas o “freemium” vengan con una serie de restricciones que a uno lo obliguen a contratar versiones pagadas para poder utilizarlas en la operación.
En estos momentos en que el país pasa por momentos complejos y en que el gobierno ha tomado medidas serias para la restricción de desplazamientos, es posible que se estén preguntando como poder modelar una plataforma o pila tecnológica para poder coordinar, colaborar y gestionar a mis colaboradores en un esquema de teletrabajo efectiva y en tiempo real.
Es posible hacerlo, y es más fácil de lo que piensan. Intentaré a continuación describir una plataforma simple y gratuita para lograr estos resultados.
Objetivos y requerimientos
Si lo que buscas es,
● Una plataforma colaborativa de teletrabajo para tus colaboradores
● que te permita gestionar proyectos en desarrollo para definir objetivos, actividades, tareas por desarrollar, cumplimientos y logros
● que te permita que todos estén informados y participen de los estados de avance
● que te permita invitar clientes y compartir información en tiempo real
● que te permita hacer reuniones virtuales entre varios participantes en tiempo real
● que te permita gestionar al equipo de trabajo y tomar control de la operación
Si es eso lo que necesitas, te recomiendo revises las siguientes *herramientas:
*Su versión gratuita permite lograr estos objetivos y más, en ambientes de pocos colaboradores. Para una solución más robusta que incluya más de 10 colaboradores debes optar por una versión pagada.
La primera herramienta que les recomiendo es Trello. La pueden descargar directamente desde Internet.
Es una herramienta bastante intuitiva para poder gestionar proyectos y establece etiquetas de trabajo que permiten su administración online desde la definición de objetivos, el plan de trabajo y hasta la documentación de resultados y logros en el programa de trabajo. Permite hacer invitaciones a otros colaboradores dentro del equipo y también a clientes para que puedan visualizar el estado de avance del proyecto y colaborar en su ejecución. Permite además accesos logueados específicos para proteger la información y acceso a otros proyectos.
Si lo que buscas es un esquema de organización del trabajo en un ambiente colaborativo y sin pérdida de información, Trello es una muy buena solución. La versión gratuita de Trello te permite generar hasta 10 tableros de proyectos gratuitos de gestión simultánea y 50 ejecuciones de comandos por mes y 10 MB de almacenaje por archivos adjuntos sin costo por proyecto. No se indican restricciones para cantidad de usuarios y o invitados por tablero.
La segunda herramienta que les recomiendo es Teams, de Microsoft. La pueden descargar directamente desde Internet en teams.microsoft.com.
Es una herramienta 100% compatible con Office y se integra fácilmente con Trello. Se usa principalmente para gestionar equipos de trabajo. Se define el equipo con un nombre y luego se agregan las personas que lo integran de forma que se comparte la información en línea y en tiempo real de todas las actividades que se gestionan por los miembros del equipo.
Es una herramienta para gestión remota de tus colaboradores y te permite a ti y a ellos compartir con otros participantes, contenidos, tareas, actividades en un ambiente colaborativo. Incluye Chat en línea. En su versión gratuita permite invitar miembros tanto para personas que son parte de su organización como para invitados que no lo son, por ejemplo, representantes del cliente. En su versión gratuita, dice que permite hasta 500 invitados por equipo y no hay restricciones del propietario en cuanto a número de equipos de trabajo que puede gestionar y tampoco respecto a la cantidad de propietarios en la asignación de roles con mayores atribuciones para un mismo equipo.
La tercera herramienta que les recomiendo es Zoom, de Zoom.us. La pueden descargar desde Internet en zoom.us, o directamente como una extensión en la instalación y configuración de Teams.
Es una herramienta 100% compatible con Office y se integra fácilmente con Trello y Teams. Se usa principalmente para realizar reuniones virtuales Online y permite compartir pantallas y hacer presentaciones Online. Permite programar reuniones, realizar invitaciones y activarlas directamente mediante Gmail o Outlook para envío de correos e integración con los calendarios. Es una herramienta muy útil para coordinar el trabajo en formato de home-office o teletrabajo. En su versión gratuita permite establecer un límite de 15 invitados a participar de las reuniones, pero si establece un plazo máximo de reunión de 40 minutos. También se puede utilizar en equipos móviles. Desde donde estés y desde cualquier equipo conectado a Internet tienes acceso a tu reunión. Es compatible para Android y Mac.
Estas tres herramientas son 100% integrables y te permiten tener una plataforma eficiente, organizada y de bajo costo. Se puede integrar también directamente en el browser de tu computador tanto en Chrome como Firefox y también con tu herramienta de correo y tus calendarios.
Espero que esta recomendación te pueda ser de utilidad y logres los objetivos que buscas.
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